Welches ATS passt zu mir?

Welches ATS passt zu mir?

Ein Gastbeitrag von Petra Trenkle

Petra Trenkle SAATKORN
Petra Trenkle von Workwise

In der Evolution der HR-Technologie sind wir schon weit vorangeschritten. Während wir vor ein paar Jahren noch aufwändig zwischen Excel und E-Mail hin- und hergesprungen sind, unterstützen uns heute Applicant Tracking Systems (ATS) und die KI in jedem Schritt des Recruiting-Prozesses. Der Mehrwert eines ATS ist für die meisten Recruiter dabei offensichtlich: Übersicht, Zeitersparnis, Cost per Hire und Quality of Hire verbessern sich kontinuierlich durch die Verwendung eines Bewerbermanagementsystems. In Gesprächen mit HR-Manager:innen aus allen Branchen habe ich jedoch erkannt, dass viele HR-Teams unzufrieden mit ihrem ATS sind. Das macht auch Sinn, denn die Wahl des richtigen ATS ist bei all den Lösungen auf dem Markt gar nicht so leicht. Gilt bei einem ATS auch manchmal „Weniger ist mehr”? Und welche Palette an Funktionen passt zu meinem Recruiting-Prozess? Mit diesem Beitrag möchte ich dir dabei helfen, die Wahl deines ATS kritisch zu hinterfragen.

Was ist ein ATS?

Bevor wir starten, wollen wir uns erstmal auf den Stand der Dinge bringen. Mit einer Bewerbermanagementsoftware oder auch Applicant Tracking System (ATS) kannst du alle Informationen zu Bewerbungen an einem Ort sammeln, digital verwalten und so das Screening, sowie die Entscheidungsprozesse vereinfachen.

Allgemein gesagt bedeutet das, dass du mit einem ATS …

  • deine Bewerbungen an einem Ort verwalten,
  • den Überblick über deinen Recruiting-Prozess und über den Status einzelner Bewerber:innen behalten,
  • mit den Kandidat:innen und deinen Kolleg:innen schnell und einfach kommunizieren und
  • Kandidat:innen zu- oder absagen kannst.

Typischerweise kannst du mit einem ATS zusätzlich deine Prozesse mithilfe von Reportings und Kennzahlen analysieren und weitere Potenziale aufdecken.

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Typische Reporting KPIs eines ATS

Welche Funktionen kann ein ATS haben?

Ein ATS gestaltet den Arbeitsalltag eine:r HR-Manager:in also deutlich effektiver. Das haben sowohl Anbietende, als auch Nutzende von ATS erkannt: Der Markt für Bewerbermanagementsysteme nahm in den letzten Jahren deutlich an Fahrt auf. Deshalb gibt es zahlreiche ATS, zwischen denen ein Unternehmen wählen kann. Diese unterscheiden sich vor allem in ihrem Funktionsumfang, aber auch in ihrer Ausrichtung auf spezielle Use Cases.

Die gefragtesten Funktionen sind:

Funktionen fürs Bewerbermanagement

  • One-Click-Bewerbungen oder Bewerbungsformulare
  • Matching und Application Scores
  • Kontaktaufnahme und Kommunikation
  • Terminkoordination
  • Kollaboration mit Kolleg:innen

Funktionen fürs Recruiting

Funktionen zur Analyse

Allgemeine Funktionen

  • Support
  • Sprachen
  • Technisches Setup
  • Rechte- und Rollenmanagement (Datenschutz)

Welche Funktionen benötige ich wirklich?

Stell’ dir vor, du hast heute deinen ersten Tag als HR-Managerin in einem neuen Unternehmen. Jetzt musst du dich in all der Informationsflut, die dich ohnehin schon trifft, noch in ein komplexes ATS einarbeiten. Was für dich in dem Fall überwältigend sein kann, ist für dein Unternehmen teuer. Dir als Personaler:in brauche ich dir nicht erklären, dass ein effektives Onboarding wichtig ist. Und mit einem effektiven Onboarding geht auch ein übersichtliches ATS einher. Genauso ist es mit Vertretungen. Ein Kollege vertritt dich, weil du kurzfristig ausfällst: Wenn er sich nicht gut mit dem komplexen ATS auskennt, ist das für alle Beteiligten eine Lose-Lose-Situation.

Logischerweise korreliert häufig auch der Preis mit dem Funktionsumfang: Je mehr Funktionen du bekommst, desto teurer wird dein ATS. Um den Preis zu bestimmen, gibt es außerdem verschiedene Preismodelle: Pay per User, Pay per Position, Pay per Module, … die Liste ist lang. Ein ATS kann dich demnach schnell mehrere Tausend Euro im Jahr kosten. Es gibt allerdings auch Anbietende auf dem Markt, die komplett kostenlos sind. Einige davon sind im Anbietervergleich im nächsten Abschnitt aufgelistet.

Bei der Wahl eines ATS gilt nämlich nicht immer „Je mehr desto besser”. Ein zentraler Vorteil des ATS ist die Übersichtlichkeit. Endlich musst du nicht mehr zwischen verschiednen Tabs wechseln und E-Mails sowie Excel-Listen gleichzeitig bedienen. Du verwaltest alles an einem Ort. Wenn das aber ein Ort voller Funktionen ist, die du gar nicht brauchst, dann verhinderst du in deinem Workflow genau das was du eigentlich mit einem ATS erreichen willst: Die Übersicht. Mache dir deshalb bewusst, welche Funktionen du von den oben genannten überhaupt brauchst. Besprecht euch im Team, anhand einer Checkliste, was wirklich wichtig ist und vergleicht auf dieser Basis die Anbietenden.

Anbietervergleich

Wenn dir nun klar ist, welche Funktionen du wirklich brauchst, fällt dir ein Vergleich allerdings leichter. Ich will dir deshalb drei bekannte ATS-Anbieter näher beschreiben, die sich in ihrem Funktionsumfang unterscheiden.

Personio:

Nutzt du das ATS von Personio, hast du die Möglichkeit, deinen Recruiting-Prozess, sowie deinen Onboarding-Prozess digital abzubilden. Stellenausschreibungen kannst du auf verschiedenen Jobbörsen ausschreiben. Zudem geht Personio über das Recruiting hinaus und bietet viele Möglichkeiten für die Personalverwaltung: Zeiterfassung, digitale Personalakten und Entgeldabrechnung machen auch nach dem Recuriting-Prozess vieles leichter.

Smartrecruiters:

Mit diesem ATS kannst du bis zu 10 Stellen kostenlos schalten. Wer mehr Stellen ausschreiben möchte, erhält einen Preis auf Anfrage. Außerdem ist auch hier der Recruiting-Prozess im ATS abgebildet und Kandidaten können zentral verwaltet werden. Funktionen wie eine eigene Karriereseite, One-Click-Bewerbung und Terminkoordination runden das Profil von Smartrecruiters ab.

Workwise:

Du kannst unsere Plattform für dein digitales Bewerbermanagement komplett kostenfrei nutzen.

Darin enthalten ist:

  • deine eigene Karriereseite
  • eine unbegrenzte Anzahl an Stellenanzeigen
  • ein digitales und kandidatenfreundliches Bewerbungsformular
  • ein Chat zur Kommunikation mit Kandidat:innen
  • kollaboratives Arbeiten mit Kolleg:innen über Notizen und Kommentare
  • die Nutzung von Bewerbungsscores zur besseren Sichtung der Kandidat:innenReportings zur Analyse und weiteren Optimierung des Recruiting-Prozesses

Probier es jetzt aus und lerne unser kostenloses ATS kennen. Bei deinen offenen Jobangeboten kannst du jederzeit entscheiden, ob du einen unserer Services dazu buchen möchtest. Beim Recruiting-Service kümmern wir uns um die Vermarktung deiner Jobangebote und unterstützen dich im Recruiting-Prozess. Es fällt nur eine Prämie an, wenn du Kandidat:innen erfolgreich einstellst.

Excel:

Mit einer Excel-Tabelle kannst du dir zusätzlich zu deinem Postfach eine Übersicht schaffen. Dort kannst du deine eigenen Jobangebote, eingegangene Bewerbungen sowie Kanäle, die du fürs Recruiting nutzt speichern.

Excel bietet dir zwar auch die Möglichkeit, Kandidat:innen zu speichern, ist aber auch sehr zeitintensiv und fehleranfällig. Möchtest du Excel nutzen, solltest du sehr strukturiert arbeiten können, sodass du keine wichtigen Informationen übersiehst. Eine kostenlose Excel-Vorlage kannst du hier downloaden.

Wie entscheide ich mich für ein ATS?

Viele Anbieternde von ATS bieten auch eine kostenlose Testversion an. Eine Testversion ist für dich besonders vorteilhaft, wenn du dich in der engeren Auswahl befindest und noch nicht weißt, welches ATS final am besten zu dir passt. Bei Workwise ist sowohl das Testen, als auch das dauerhafte Nutzen kostenlos.

Versuche möglichst rational zu entscheiden. Dein Bauchgefühlt ist vor allem für deine Beurteilung der Usability hilfreich, sollte aber nur einen kleinen Beitrag zu deiner Entscheidung leisten. Eine Kosten-Nutzen-Aufstellung oder eine Nutzwertanalyse kann dir hier Abhilfe schaffen. Letztendlich kann ich dir mitgeben, dass nicht immer der Marktführer die beste Lösung für dich hat. Jedes Unternehmen hat andere Prozesse und andere Menschen, die hinter den Prozessen sitzen. Auch wenn du dich bereits an die Abläufe deines ATS gewöhnt hast, kann es einige Dinge geben, die dich stören. Liste diese auf und vergleiche, welches System dein Problem am besten löst. Hinterfrage bei deiner Entscheidung also ständig: Passt dieses ATS wirklich zu mir?

So weit Petra Trenkle von Workwise zum Thema Bewerbermanagementsystem-Auswahl.

 

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Gero Hesse

Ich bin Gero Hesse, Macher, Berater und Blogger in den Themenfeldern Employer Branding, Personalmarketing, Recruiting, Social Media und New Work. Mehr Infos über Gero Hesse.

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