Prozessoptimierung, Employer Branding und Recruiting

Jedes Unternehmen verfügt über viele unterschiedliche Prozesse, die im idealen Fall nahtlos ineinandergreifen und einen reibungslosen Arbeitsablauf gewährleisten. Das fängt bei Kundenakquise oder Einkauf an und endet beim Versand bzw. dem Support. In der heutigen Welt werden solche Prozesse mehr und mehr mit digitalen Werkzeugen betrieben – beispielsweise geht der Einkauf online von statten. Damit einhergehend fallen immer mehr Daten an und das Ineinandergreifen wird zum digitaltechnischen Problem. Deshalb gibt es Software, die sich dem sogenannten „Enterprise Resource Planning“, kurz ERP, annimmt und dafür sorgt, dass die Ressourcen im Unternehmen optimal verteilt und genutzt werden – solche Systeme sind wie Management-Methoden ein Werkzeug und Rahmen für die Prozessoptimierung moderner Unternehmen.

Management-Methoden als Basis der Prozessoptimierung

Die Einführung eines SAP Systems, einmal stellvertretend für ein ERP-System genannt, macht keinen Sinn, wenn das Unternehmen die darin eingepflegten Prozesse nicht umsetzt. Es kommt also auf die Mitarbeiter an, denen durch Management passende Aufgaben zugeteilt werden. Deshalb ist man bei der Suche nach Möglichkeiten der Prozessoptimierung sehr schnell bei der Unternehmensführung bzw. bei Management-Methoden. Hier bieten sich durch die vielen Abhängigkeiten und den großen Einflussbereich einfach die besten Möglichkeiten.

Hinsichtlich der Management-Methoden gibt es radikale und sukzessive Modelle. Die einen setzen auf einen harten Wandel vom einen Modell zum anderen. Hier werden möglichst alle Prozesse auf einmal optimiert bzw. aufeinander abgestimmt, was wiederum zu Problemen hinsichtlich der Akzeptanz seitens der Mitarbeiter führt. Die sukzessiven Modelle wiederum gehen die Prozesse einzeln an und werden in der Regel eher erfolgreich abgeschlossen, allerdings ist die Wandlung von längerer Dauer und die Höhe des Erfolgs auf Grund von durch fehlende ganzheitliche Betrachtung nicht erkannten Abhängigkeiten potentiell geringer.

Prozessoptimierung im Bereich Employer Branding

Die Optimierung der Unternehmensprozesse hat nicht nur einen direkten Vorteil (Ressourceneinsparung). Sekundär lassen sich bspw. positive Auswirkungen auf das Employer Branding messen: Das Unternehmen wird zum attraktiven Arbeitgeber. Natürlich kann die Prozessoptimierung auch direkt in diesem Bereich eingesetzt werden, denn das Employer Branding beschreibt wie die Fertigung wieder eine bestimmte Menge von Prozessen bzw. Maßnahmen – und jede davon besitzt Optimierungspotential. Im Falle von Employer Branding sind alle Maßnahmen gemeint, welche zu einer Verbesserung der Attraktivität gegenüber potentiellen Arbeitnehmern führen. Interne wie externe Handlungsfelder, zum Beispiel die Umsetzung der Work-Life-Balance, weitreichende und hürdenfreie Möglichkeiten der Weiterbildung, Social Media Marketing und Kommunikation sowie die Strategieentwicklung zur Vermittlung der Marke sind zentrale Maßnahmen und Prozesse.

Aktuelle Methoden der Prozessoptimierung

Unternehmensberater für die Prozessoptimierung müssen nicht nur deutsch, sondern auch amerikanisch und japanisch lernen: Lean-Management, Kaizen, Total-Quality-Management und weitere zählen zu den Top-Methoden der Prozessoptimierung.

Das Lean-Management hat seinen Ursprung aus Untersuchungen der Automobilindustrie. Der große prägende Satz in diesem Zusammenhang ist die Minimierung von Verschwendung. Dabei handelt es sich letztlich auch um das Hauptziel dieser Methode der Prozessoptimierung. Prozesse sollen perfekt ineinandergreifen und alles Überflüsse, sei es Material, Zeit oder menschliche Ressource, soll eliminiert werden. Am Ende von Lean-Management steht eine Unternehmensführung von höchster Effizienz mit Blick auf den Prozess, die Verantwortlichkeiten klar verteilt und Kommunikationswege logisch gestaltet. Das Problem beim Lean-Management besteht vor allem in der (dauerhaften) Umsetzung dieser Regeln.

Kaizen wiederum ist ein aus Japan stammendes Konzept zur Prozessoptimierung. Der Begriff besteht aus zwei Teilwörtern: „Kai“, was so viel heißt wie „Veränderung“ und „Zen“, was „zum Besseren“ bedeutet. Hier in Deutschland ist Kaizen im Rahmen von KVP (kontinuierlicher Verbesserungsprozess) bekannt. Bei Kaizen handelt es sich mehr als bei Lean-Management um eine Unternehmensphilosophie für alle Unternehmensbereiche und Mitarbeiter. Bekannte Tools sind 5s und diverse Qualitätszirkel.

Es gibt neben diesen beiden noch viele weitere Methoden für die Optimierung von Prozessen in Unternehmen (Six Sigma, TQM, …). Viele dieser werden zur Erzielung größtmöglicher Erfolge kombiniert angewandt. Details darüber finden sich in der folgenden Studie von PWC: Quelle.

Optimierung der Prozesse im Recruiting

Die Prozessoptimierung in der Fertigung ist auf Grund des Praxisbezugs besonders naheliegend. Optimierbare Tätigkeiten sind physische Handlungen, die direkt ersichtlich sind. Doch auch in all den anderen Bereichen des Unternehmens, wie oben beispielhaft beim Employer Branding gezeigt, können Prozesse optimiert werden. Das Recruiting und andere HR-Kernprozesse können bspw. durch IT-Unterstützung schneller und schlanker ablaufen: Zentrale Prozesse wären hier die Erfassung von Personalmangel, das Social-Media Recruiting oder die eigentliche Bewerberauswahl über Beurteilungsfelder. Auch das Beurteilen bestehender Mitarbeiter, Umfragen im Betrieb und weitere Maßnahmen im HR-Umfeld können mit einer Prozessoptimierung effizienter und damit schneller und kostengünstiger werden. Hier wird erneut die Vernetzung der Auswirkungen einer einzelnen Prozessoptimierung deutlich, denn natürlich sorgen schnelle und schlanke HR-Prozesse wieder für ein attraktiveres Erscheinen als Arbeitgeber und damit zu Vorteilen im Employer Branding – was wieder zu einem besseren Betriebsklima und damit zu Vorteilen in der Entwicklung und Produktion führt.

Gero Hesse

Gero Hesse

Ich bin Gero Hesse, Macher, Berater und Blogger in den Themenfeldern Employer Branding, Personalmarketing, Recruiting, Social Media und New Work. Mehr Infos über Gero Hesse.

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