Nutzung persönlicher Endgeräte für HR Anwendungen: Segen oder Fluch?

Die Nutzung persönlicher Endgeräte für HR Anwendungen ist ein heikles Thema. Natürlich möchte man als HRler auch vom eigenen Smartphone auf HR Anwendungen zugreifen können. Dies gilt darüber hinaus ja auch für Mitarbeiter, Stichwort mobile und home office. Wie sieht es aber mit den technischen Voraussetzungen dafür aus? – SD Worx hat hierzu gerade eine interessante Studie durchgeführt. Ich hatte Gelegenheit, hierzu mit Sigurd Seifert, Director Marketing & Business Development bei SD Worx, Deutschland, zu sprechen. Auf geht’s: 

saatkorn.: Bitte stellen Sie sich den saatkorn. LeserInnen doch kurz vor.
SD Worx ist einer der führenden internationalen Anbieter von Software und Dienstleistungen in den Bereichen Payroll und Human Resources. In Deutschland und Europa vertrauen inzwischen gut 65.000 Unternehmen auf mehr als 70 Jahre Erfahrung von SD Worx.

saatkorn.: Was macht SD Worx eigentlich genau und wo gibt es da Ansatzpunkte zum Thema Arbeitgeberattraktivität?

Im Kern unseres Handelns steht der Service. So bieten unsere „Payroll-Services“ eine Rundum-Versorgung, wir erledigen zuverlässig und sicher die komplette Entgeltabrechnung für unsere Kunden in Deutschland und international. Weiterhin übernehmen unsere Spezialisten auf Wunsch auch die komplette Personaladministration unserer Kunden – von den Arbeitsverträgen bis zu den Zeugnissen.

Hinzu kommen Lösungen und Services für verschiedene personalwirtschaftliche Bereiche wie das Talent Management inklusive Benefit-Management, das Mitarbeiter-Portal oder die digitale Zeiterfassung. Genau hier sind auch die Ansatzpunkte zum Thema „Arbeitgeberattraktivität“. Ein professionelles Talent Management sorgt für eine umfassende individuelle Förderung aller Mitarbeiter – ein großer Pluspunkt im Kampf um die besten Köpfe am Markt. Perfekt aufeinander abgestimmte Benefits sind für jeden möglichen Kandidaten interessant, denn heutzutage wird das Spiel oft über die arbeitgeberseitigen Nebenleistungen entschieden. Ein modernes Mitarbeiterportal spart allen Beteiligten Nerven, Zeit und Geld. Sie sehen, die von SD Worx angebotenen HR-Leistungen helfen jedem Kunden, seine Attraktivität als Arbeitgeber zu steigern.

saatkorn.: Für welche Kunden arbeitet SD Worx?
Unsere Mission ist die optimale Versorgung jedes Kunden. Wir kennen uns in allen Branchen und mit jeder Unternehmensgröße in Deutschland und Europa aus. Wir unterstützen jedes Unternehmen gerne, ob groß oder klein, ob national oder global.

Unser Ziel ist es, mit unseren Lösungen und Dienstleistungen den HR-Spezialisten die nötigen Freiräume für werthaltige Tätigkeiten im Sinne der Menschen in den Betrieben zu schaffen – egal wie groß er ist und wie er strukturiert ist.

saatkorn.: Nun haben Sie gerade eine aktuelle Studie zum Thema Nutzung persönlicher Endgeräte zur Erledigung von HR Verwaltungsaufgaben durchgeführt. Wer wurde befragt, was war das Setting der Studie?
Im Kern wollten wir durch diese Studie feststellen, wie digital die Personalabteilungen europäischer Unternehmen inzwischen sind. Sind die technischen Voraussetzungen dafür geschaffen, dass die Arbeitnehmer ihre Krankmeldungen oder Urlaubsanträge via Smartphone oder Tablet an HR übertragen? Und nutzen die Beschäftigten vorhandene Möglichkeiten auch? Darum ging es – und die Ergebnisse sind durchaus interessant. Die Umfrage wurde bei Arbeitnehmern in sechs europäischen Ländern durchgeführt: Belgien, Deutschland, Frankreich, Niederlande, Österreich und Großbritannien.

saatkorn.: Was sind die wesentlichen Ergebnisse, welche HR Verwaltungsaufgaben werden insbesondere auf persönlichen Endgeräten durchgeführt?
Vor allen Dingen Deutschland bekommt in dieser Studie kein gutes digitales Zeugnis ausgestellt, denn hierzulande werden mehr als zwei Drittel der grundlegenden HR-Verwaltungsaufgaben „old school“, also offline erledigt – der schlechteste Wert aller befragten Länder. Dazu passt auch eine andere Zahl: nur ganze 7 Prozent aller HR-Verwaltungsaufgaben lassen sich in deutschen Unternehmen ausschließlich mit mobilen Geräten erledigen.

Bricht man die Untersuchung auf die einzelnen Aufgaben herunter, so werden in Deutschland am ehesten Urlaubstage über das mobile Endgerät beantragt, während Spesenabrechnungen am wenigsten über diesen modernen Weg abgewickelt werden.

Ein wesentlicher Faktor ist an dieser Stelle natürlich die von HR geschaffene Möglichkeit, bestimmte HR-Verwaltungsaufgaben überhaupt online zu erledigen. Bleiben wir hier einmal beim Beispiel der Spesenabrechnungen: In Deutschland hat nur ein Drittel der Arbeitnehmer überhaupt die Möglichkeit, ihre Spesenabrechnung online einzureichen – in den Niederlanden sind das doppelt so viel!

Mobile Endgeräte sind schon längst elementarer Bestandteil unseres Privatlebens, am Arbeitsplatz in Deutschland werden sie zumindest im Bereich HR häufig noch stiefmütterlich behandelt.

saatkorn.: Unterscheidet sich die Nutzung persönlicher Endgeräte in verschiedenen Altersgruppen?
So ist es – und es gibt die erwarteten Unterschiede. Jüngere Generationen sind schlicht digital aufgewachsen und erledigen den Großteil ihrer privaten Dinge mehr oder weniger mit dem Handy oder dem Laptop. Diese „digital natives“ nutzen selbstverständlich auch für berufliche Belange gerne ihre persönlichen Endgeräte, wenn dies möglich ist. Sie unterscheiden nicht so sehr zwischen Privatleben und dem Job, da verschwimmen die Grenzen zusehends. Es werden vor allen Dingen von jüngeren Menschen auch berufliche Mails in der Freizeit beantwortet, weil man ohnehin gerade mit dem eigenen Gerät online ist. Die älteren Arbeitnehmer zeigen sich zwar auch wachsend offen für digitale Trends, trennen jedoch weitaus stärker zwischen Berufs- und Privatleben – und in der Folge auch zwischen privatem Endgerät und Job.

saatkorn.: Was empfehlen Sie HR Abteilungen, wie sollten diese mit diesem Thema umgehen?
Unsere Studie zeigt auf, dass die Beschäftigten in den Betrieben ihr Handy gerne auch für die Beantragung ihres Urlaubes, eine Krankmeldung oder die Einreichung ihrer Spesen nutzen möchten. Diese Möglichkeit gibt es leider in vielen Unternehmen bis heute nicht. Das kann Arbeitnehmer frustrieren und sogar zu einem Arbeitgeberwechsel beitragen. Außerdem spart die Abwicklung von HR-Verwaltungsaufgaben über ein (privates) mobiles Endgerät der Personalabteilung und den Mitarbeitern selbst eine Menge an Aufwand – diese gewonnene Zeit kann für wertschöpfende Arbeiten eingesetzt werden.

Arbeitgeber, die mit der Zeit gehen und moderne digitale Arbeitsweisen zulassen und fördern, haben drei Trümpfe in der Hand: Sie steigern die Zufriedenheit ihrer Beschäftigten, sie entlasten die eigene Personalabteilung und sie werden als moderner und attraktiver Arbeitgeber am Markt wahrgenommen.

saatkorn.: Herr Seifert, vielen Dank für das Interview – und weiterhin viel Spaß und Erfolg mit SD Worx.