Wie bei paylo 3 Menschen und 10 Agents Benefits disruptieren

Im Rahmen der SAATKORN HR Startup Serie stelle ich Euch heute paylo vor. Das Berliner Unternehmen revolutioniert den Employee Benefits Ansatz – mit nur 3 Mitarbeitenden und 10 Agents – extrem spannend! Ich hatte Gelegenheit, mit Co-Founder Marcus Steinberg (auf dem Foto links) zu sprechen. Auf geht’s:

SAATKORN: Bitte stelle Dich den SAATKORN-Leser:innen vor!

Ich bin Marcus Steinberg, Gründer und Geschäftsführer von paylo. Angefangen habe ich klassisch in der Beratung in Berlin, bis die erste große Startup-Welle kam — da bin ich aufgesprungen und nicht mehr abgestiegen. Gegründet habe ich zuerst im CHECK24-Kosmos und später auch bei BCG-DV. Mit paylo bin ich zum ersten Mal auf ein Problem gestoßen, das nicht am Markt liegt, sondern am Vollzug: Der Steuervorteil existiert — er ist für viele nur nicht abrufbar.

SAATKORN: Wie lautet die Gründungsgeschichte Deines HR-Startups?

Eigentlich gibt es zwei Gründungsgeschichten. Die erste steht im Handelsregister: Sommer 2024, mit einem klassischen Tech-Stack, thematisch rund um den Essenszuschuss. Die zweite ist die, die seit November 2025 läuft. Ich war auf der Slush in Helsinki unterwegs. Dort habe ich gesehen, was in der Produktentwicklung inzwischen möglich ist und das hat mich über Weihnachten zu einer unangenehmen, aber im Nachhinein betrachtet sehr produktiven Entscheidung gebracht: Wir haben den kompletten Stack verworfen und im Januar 2026, zusammen mit Mark Dzulko, unter dem Namen paylo komplett neu angefangen. Rückblickend war der Break und der darauf folgende Neustart die beste Entscheidung des Jahres, auch wenn es sich zum damaligen Zeitpunkt verdammt hart anfühlte.

50 Steuervorteile – und ein Umsetzungsproblem

SAATKORN: Was ist Eure Mission – welches Problem möchtet Ihr lösen?

Das deutsche Steuerrecht kennt rund fünfzig Bausteine, mit denen Arbeitgeber ihren Mitarbeitenden steuerfrei oder pauschalversteuert mehr Netto vom Brutto zukommen lassen können. Der typische Mittelständler nutzt dabei nur sehr vereinzelt welche. Nicht aus Unwissen — sondern weil zwischen ihm und dem Steuervorteil eine Nachweisprüfung steht: Belege einsenden und bewerten, Freigrenzen im Blick behalten, Kombinationsregeln abwägen. Das war zu unstrukturiert für klassische Software und zu teuer für Handarbeit. Also blieb die Arbeit bei HR oder beim Steuerberater liegen, und viele Betriebe haben es von vornherein gelassen — aus Angst vor zu viel Bürokratie und Arbeitsaufwand, rechtlichen Konsequenzen oder mehreren hundert Euro Zusatzhonorar im Monat.

Wie aufwändig das sein kann, sehe ich bei einem befreundeten Unternehmen. Das Unternehmen hat fünfzig Beschäftigte, von denen dreißig damit vertraut sind, Quittungen per Hand durchzugehen. Genau diese Arbeit nehmen wir ab. Tausende Belege sind bislang durch unsere Engine gelaufen, bei einer Erkennungsgenauigkeit um 98 Prozent. Und weil dieser Schritt automatisch läuft, kostet der zehnte Benefit dasselbe wie der erste. Erst dadurch wird aus einem Benefit ein Budget: Der Arbeitgeber legt einen Betrag fest, die Mitarbeitenden stellen sich daraus selbst zusammen, was zu ihrer Lebensphase passt. Eine 20-Jährige in der Großstadt will vielleicht Mittagessen und Sport geltend machen und der  55-Jährige, im Ländlichen beheimatet, eine Fahrtkostenpauschale und Tankgutscheine. Damit erledigt sich übrigens auch die Frage, die in HR am häufigsten offen bleibt: Kommt das eigentlich an bei den Leuten? Wenn sie selbst wählen, stellt sie sich nicht mehr.

SAATKORN: Wie lautet das Geschäftsmodell Eures HR-Startups?

Klassisches B2B-SaaS, abgerechnet pro aktiven Mitarbeitenden und Monat — kein Setup-Fee, keine Onboarding-Gebühr, keine Provision auf das Benefit-Volumen. Der Einstieg liegt bei 3,90 Euro pro Mitarbeitendem und Monat im Jahres- oder Monatsvertrag und enthält bereits den vollständigen Benefit-Katalog und Gestaltungsfreiheit für HR und Geschäftsführung.

Das ist der Punkt, an dem wir uns von den traditionellen Anbietern unterscheiden: Bei uns kostet nicht jeder weitere Benefit extra — kein Aufpreis für den Essenszuschuss, keinen für das Mobilitätspaket, keine Volumenpakete. Außerdem übernimmt paylo die Klärung einzelner Rückfragen der Mitarbeiter zu den jeweiligen Benefits, sodass der Arbeitgeber damit keinen extra Aufwand hat. Unsere drei Tarife unterscheiden sich in der Integrationstiefe, Flexibilität und im Reporting, nicht in der Anzahl der Benefits.

Ein Beispiel: Die Zahnarzthelferin, die Termine koordinieren muss Anrufe entgegennimmt, Patienten versorgt, muss gar keine App öffnen — sie schickt ihren Mittagsessen-Beleg ganz einfach per WhatsApp an paylo und bekommt kurze Zeit später eine knappe Rückmeldung, ob er anerkannt ist und wenn nicht, warum. Dasselbe funktioniert auch über Teams oder Slack. Was unser Produkt so bequem, aber auch so zielführend macht, ist die Tatsache, dass wir darüber hinaus eng mit Steuerberatungen zusammenarbeiten, u.a. mit dem größten Steuerberater-Verbund in Deutschland ETL. Die meisten Benefit-Tools erzeugen beim Steuerberater Mehrarbeit — und dann bremst genau die Prüfinstanz, die zustimmen muss. Wir liefern strukturierte, vorkontierte Daten mit Belegverknüpfung. Das Steuerbüro muss im Idealfall sich die Daten nur “holen”. Mit einer automatischen Plausibiliätsprüfung profitiert selbst der Steuerberater von paylo.

Benefits für den Mittelstand statt HR-Bürokratie

SAATKORN: Was ist Euer ideales Kundenprofil?

Im Kern mittelständische Betriebe ohne eigene HR-Abteilung oder aber mit HR Abteilung, deren Mitarbeitende  sich aber aus Kapazitätsgründen nicht persönlich um handling und Administration kümmern können. Wir haben erkannt, dass unser Produkt insbesondere Betrieben zugutekommt, die einerseits wissen, dass sie etwas für ihre Arbeitgeberattraktivität tun müssen, weil es weniger Fachkräfte auf dem Markt gibt und dass es andererseits solchen helfen wird, die bisher am Arbeitsaufwand gescheitert sind. Die Bandbreite potentieller Kunden ist bewusst groß, und unsere ersten Nutzer zeigen das gut: eine Kita mit 20 Mitarbeitenden, eine Physiotherapiepraxis mit drei — und ein Berliner Tech-Unternehmen mit rund 250.

Der Fünf-Personen-Betrieb braucht dieselbe steuerliche Tiefe wie der Konzern, hat aber keine eigene Personalabteilung, die unterstützend wirkt. Genau deshalb muss das Onboarding selbsterklärend sein: Firmendaten eingeben, Mitarbeitende per Anbindung oder CSV einspielen, Budget festlegen. Mitarbeitende einladen —Das geht innerhalb von Stunden statt in längeren Rollout-Zyklen.

SAATKORN: In welchen Ländern bietet Ihr Eure Produkte / Dienstleistungen an?

Deutschland, und das ist eine bewusste Entscheidung. Unser Kern ist deutsche Lohnsteuer- und Sozialversicherungslogik samt Nachweispflichten und Anbindung an DATEV, edLohn und andere Software-Lösungen. Wie stark die Logik national geprägt ist, zeigt ein Blick in die Niederlande: Dort hat ein Arbeitgeber mit der Werkkostenregelung einen einzigen freien Rahmen von rund zwei Prozent der Lohnsumme, den er nach eigenem Ermessen verteilt. Bei uns gibt es fünfzig Einzelfallregelungen, jede mit eigener Grenze, eigenem Nachweis und eigener Lohnart. Die niederländische Variante ist einfacher, die deutsche zielgenauer — sie ist nur ohne Automatisierung schwer bedienbar. 

3 Menschen, 10 Agents – und große Pläne

SAATKORN: Was ist Eure Vision – wo möchtet Ihr in drei Jahren stehen?

Wir wollen die Vorbereitungsebene der Lohnabrechnung im Mittelstand sein — das Bindeglied zwischen Mitarbeitenden, Arbeitgeber und Steuerbüro, also an der Schnittstelle agieren, an der alle lohnrelevanten Werte entstehen, geprüft werden und als Dokument ankommen. 

SAATKORN: Wenn Du drei Wünsche frei hättest, welche wären das?

Erstens: dass der Handwerksbetrieb mit 5 Leuten dieselben Instrumente bekommt wie der Konzern. Er konkurriert teilweiwe um dieselben Fachkräfte, aber ohne HR-Abteilung und ohne Beratungsbudget. Genau dort wirken steuerfreie Benefits am stärksten — und genau dort werden sie am wenigsten genutzt. Den Deutschen Mittelstand zu ermächtigen, das ist der Grund, warum es paylo gibt.

Zweitens: Mehr Mut zu Neuem. Ich denke, dass der HR-Bereich, ähnlich wie andere Produktbereiche, in einem umfangreichen Wandlungsprozess stecken. Das bietet viel Potenzial – für neue Lösungen und viele Möglichkeiten, die bislang nicht ausgeschöpft wurden. 

Drittens: eine Flexibilisierung der Gehaltszahlungen. Spannendes Thema, das viele noch gar nicht auf dem Schirm haben..

SAATKORN: Wie und wo können potenzielle Kund:innen Dich kontaktieren?

Am einfachsten per Mail an marcus@paylo.de, über paylo.de oder direkt auf LinkedIn. Ich freue mich besonders über Gespräche mit Steuerberatungskanzleien und mit HR-Verantwortlichen, die das Potenzial von Benefits bisher nicht ausgeschöpft haben, weil sie den Aufwand gescheut haben und die nach Lösungen suchen, sich die eigene Arbeit zu erleichtern – mit dem Ziel, ihren Mitarbeitern was Gutes tun zu wollen. 

FAKTEN & ZAHLEN

Gründungsjahr: 2024 — Neustart unter dem Namen paylo im Januar 2026

Anzahl der Mitarbeiter:innen: 3 Menschen, dazu rund zehn KI-Agenten, die im Betrieb mitarbeiten

Hauptsitz in: Berlin

Finanzierungsrunde: pre-seed / Angel Investors

WEITERFÜHRENDE LINKS

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paylo Website