Eine neue Studie des Marktforschungsinstituts Bilendi aus Juni 2026 im Auftrag von ESCRIBA befragte 1.037 Beschäftigte aus Deutschland zum Themenfeld KI Nutzung am Arbeitsplatz. Ich hatte Gelegenheit, dazu mit ESCRIBA Geschäftsführer Dr. Jürgen Erbeldinger zu sprechen. Auf geht’s.
SAATKORN: Lieber Jürgen – Eure Studie zeigt: Fast jede zweite Person nutzt im Job KI-Tools, die vom Arbeitgeber gar nicht freigegeben wurden. Anders formuliert: Die Mitarbeitenden sind längst weiter als ihre Unternehmen. Ist Schatten-KI für Sie deshalb vor allem ein Sicherheitsproblem – oder vielmehr der Beweis dafür, dass viele Unternehmen die KI-Transformation verschlafen?
Sowohl als auch. Unsere Umfrage zeigt, dass nicht nur Unternehmen unter dem Druck stehen, Künstliche Intelligenz einzusetzen, sondern auch die Mitarbeitenden. Die Ergebnisse kann man so interpretieren, dass der Druck unter den Mitarbeitenden größer ist als die Geschwindigkeit der KI-Transformation in den Unternehmen. Dann weichen die Mitarbeitenden eben auf „Schatten-KI“ aus, so wie sie früher auf „Schatten-IT“-Lösungen ausgewichen sind, wenn es nicht schnell genug ging mit der Digitalisierung. Das schafft natürlich Sicherheitsprobleme: 42,7% der Schatten-KI-Nutzenden haben dort schon einmal Entwürfe für interne E-Mails eingegeben, 15,7% strategische Informationen zu Projekten, Produkten oder Kunden und Kundendaten immerhin 12,9%. Aber das ist es nicht nur. Unternehmen stehen vor der Mammutaufgabe, die KI-Transformation einzuleiten – dabei haben viele von ihnen die Digitalisierung noch nicht einmal richtig abgeschlossen.
SAATKORN: Verbieten, blockieren oder ermöglichen? Viele Unternehmen setzen beim Thema KI noch immer auf Kontrolle statt auf Vertrauen. Ist das angesichts der Dynamik von ChatGPT & Co. überhaupt noch realistisch oder produzieren Unternehmen damit genau die Schatten-KI, die sie eigentlich verhindern wollen?
Verbote sind nötig und in vielen Fällen sinnvoll, lösen aber das Problem nicht. Es geht bei der KI-Transformation ja nicht nur um ChatGPT & Co. Das eigentliche Potenzial der KI entfaltet sich erst, wenn ich in einer sicheren Umgebung KI-gestützt Daten nutzen, analysieren und auswerten kann. Dafür sind Anschlüsse an die im jeweiligen Arbeitsgebiet eingesetzten Datensysteme notwendig – und eine entsprechende Datenqualität. Im HR sind das zum Beispiel HCM-Systeme. Das wiederum ist kein Anwendungsfall für die handelsüblichen Anbieter von LLMs sowie den durchschnittlichen KI-User und aus der Perspektive des Datenschutzes zu risikobehaftet oder schlicht unzulässig. So bietet zum Beispiel der Einsatz von LLMs aus den USA keinen zuverlässigen Schutz persönlicher Daten vor einem Zugriff Dritter. Aber trotz aller Probleme, ja: Verbote ohne parallele KI-Transformation haben zur jetzigen Situation geführt.
HR sitzt am Steuer – oder auf der Rückbank?
SAATKORN: Über 60 Prozent der Beschäftigten wünschen sich klare Leitplanken und Weiterbildung. Gleichzeitig scheint HR bei der KI-Transformation häufig eher Zuschauer als Gestalter zu sein. Ist das eine vertane Chance? Welche Rolle sollte HR Deiner Meinung nach künftig spielen?
Die meisten Mitarbeitenden denken beim Thema KI gar nicht so sehr an diese Vernetzung mit digitalen Systemen, sondern an die Recherche von Informationen (71,4% laut unserer Umfrage) oder das Überarbeiten von Texten (65,5%). Auch diese Anwendungen sind sinnvoll und können die Arbeit in Unternehmen verbessern – sowohl im Hinblick auf die Qualität als auch die Effizienz im System Arbeit. Mitarbeitende sollten dafür aber mehr können als einigermaßen zu prompten. In Deutschland wird viel KI genutzt, aber das durchschnittliche User-Know-how würde ich eher als niedrig veranschlagen. Natürlich ist das eine Aufgabe für HR, nicht nur in der Weiterbildung. HR arbeitet traditionell an der Schnittstelle von Organisation, Prozessen, Rollen und Kultur und befindet sich daher in einer natürlichen Führungsrolle bei der aktuellen KI-Transformation. Wenn KI nicht nur Aufgaben automatisiert, sondern auch Entscheidungen vorbereitet, Gespräche strukturiert, Wissen zugänglich macht und Prozesssicherheit erhöht, dann wird HR zum Mitgestalter einer neuen betrieblichen Ordnung. Nicht mehr „People & Culture“ allein, sondern eher „Culture, IT/KI and People“ beschreibt die Aufgabe, die jetzt vor HR liegt.
SAATKORN: Wenn Mitarbeitende schneller sind als Management, IT und Compliance, entsteht zwangsläufig eine Parallelwelt. Wer ist aktuell der größte Bremsklotz auf dem Weg zur produktiven KI-Nutzung: die Unternehmensführung, Datenschutz, IT oder schlicht fehlender Mut?
Bei den aufgezählten Unternehmensfunktionen würde ich unbedingt HR mit aufzählen. HR sollte hier Treiberin sein, nicht Getriebene. Entscheidend für HR ist nicht, Beschäftigten die Bedienung einzelner Systeme beizubringen (das ist auch nicht falsch, aber nachgeordnet), sondern zu verstehen, was KI strukturell mit Arbeit, Zuständigkeiten und Wertschöpfung macht. Gerade weil die Einstiegshürden durch Systeme sinken, die sich durch natürliche Sprache bedienen lassen und für deren Anwendung man keine tiefen Programmierkenntnisse mehr benötigt, eröffnet sich für HR die Chance, aus der reinen Anwendungsrolle herauszutreten und die Transformation aktiv mitzuprägen. „Datenschutz“ ist fundamental wichtig, dient aber aktuell noch häufig als Vorwand, nichts zu tun oder Aktivitäten aufzuschieben.
Regeln reichen nicht – Unternehmen brauchen ein KI-Betriebssystem
SAATKORN: Viele Unternehmen sprechen derzeit über AI Governance. Ehrlich gesagt klingt das für viele Mitarbeitende eher nach neuen Regeln als nach mehr Innovation. Wie sieht aus Deiner Sicht eine Governance aus, die Sicherheit schafft, ohne die Lust auf KI im Unternehmen abzuwürgen?
Mitarbeitende wünschen sich ja durchaus Regeln – auch das zeigt unsere Umfrage. Hier müssen wir aber zwischen „Regeln“ auf der einen Seite und „Verboten“ auf der anderen Seite unterscheiden. Wer den Einsatz von KI im Unternehmen generell untersagt und meint, er habe damit schon den entscheidenden Beitrag zum Thema geleistet, verkennt die Situation. Regeln sind wichtig, aber im Sinn eines geregelten Einsatzes in größtmöglich geschützten Umgebungen. Die Verankerung von KI-Know-how als Breitensport im Unternehmen ist wichtig, etwa wenn Mitarbeitende Tools zur Texterstellung, Recherche oder für das Mensch-Maschine-Brainstorming nutzen. Aber das alles ist relativ sinnlos, wenn ich mir keine grundsätzlichen Gedanken darüber mache, welche Rolle KI-Anwendungen künftig im System Arbeit spielen.
SAATKORN: Heute dominiert KI vor allem Recherche und Texterstellung. Morgen könnten KI-Agenten komplette Prozesse übernehmen. Stehen wir Deiner Einschätzung nach gerade vor der eigentlichen Revolution der Wissensarbeit – und unterschätzen viele Unternehmen diesen nächsten Entwicklungsschritt noch?
Das ist auch unser Eindruck. Die Einrichtung von KI-Agenten ist ja nun heute auch keine Raketenwissenschaft mehr. Aber selbst das traut sich nach unserer Umfrage nur eine Minderheit von 28,5% zu. Das größte Effizienz-Potenzial in HR selbst schlummert meiner Beobachtung nach übrigens in der Personalverwaltung. Da gebe ich Professorin Rump recht (Substitutionspotenzial durch digitale Automatisierung und KI). Hier könnte HR einen besonders überzeugenden Use Case liefern. Dafür brauche ich aber andere, und deutlich tiefere Skills als in ChatGPT einen Agenten anlegen zu können – und auch andere technische Lösungen sowie Anschlüsse an die dort verwendeten Datensysteme. Mit dem ESCRIBA Enterprise Agent Network (EAN) haben wir gerade eine KI-gestützte Automatisierungsplattform für HR auf den Markt gebracht. EAN hilft HR dabei, wiederkehrende Abläufe zu automatisieren, in HR verwendete Systeme miteinander zu verbinden und Prozesse schneller umzusetzen – ohne dafür jedes Mal tief in die Programmierung einsteigen zu müssen.
Warum erfolgreiche Unternehmen KI völlig anders organisieren
SAATKORN: Du begleitest zahlreiche Unternehmen auf ihrem KI-Weg. Wenn Du in Vorstandssitzungen sitzt: Was unterscheidet Organisationen, die KI wirklich strategisch nutzen, von denen, die lediglich über KI reden? Gibt es zwei oder drei gemeinsame Muster erfolgreicher Unternehmen?
Aus meiner Erfahrung das Wichtigste ist, dass die Mitarbeiter:innen nicht isoliert mit der KI arbeiten, sondern alle auf das gleiche System und die dazugehörigen Wissens-Datenbanken zugreifen. Das zweite zentrale Element ist, dass der Prompt nicht direkt gegen das Modell geht, sondern zunächst eben durch einen Check läuft. Hier wird überprüft, ist der Prompt das regelkonform, kann die Maschine – die KI – bei der Erledigung der Aufgabe unterstützen oder dies übernehmen und ist das überhaupt wertschöpfend. Wir erleben oft genug, dass KI genutzt wird, um zu fragen, wie wird das Wetter morgen? Dafür ist KI-Nutzung einfach zu teuer.
Dr. Jürgen Erbeldinger: Wer die Zukunft der Arbeit gestaltet
SAATKORN: Zum Abschluss ein Blick in die Zukunft: Stellen wir uns vor, wir führen dieses Gespräch in drei Jahren erneut. Welche Entwicklung würde Dich positiv überraschen – und welche wäre für Dich der Beleg dafür, dass Deutschland den Sprung von der KI-Euphorie zur echten KI-Transformation geschafft hat?
Ich möchte hier meine Überlegung noch einmal aufgreifen, dass HR eigentlich eine natürliche Leadrolle bei der KI-Transformation zukommt. Wenn HR die Gelegenheit beim Schopf packt, kann die Funktion ihre Rolle als Arbeits- und Kulturarchitektin in Organisationen deutlich ausbauen – hin zu einer Instanz, die nicht nur Kultur begleitet, sondern auch die neue betriebliche Infrastruktur von Arbeit, Produktivität und Zusammenarbeit von Mensch und Maschine neu definiert. Im Idealfall kommen aus HR-Abteilungen in Deutschland dann zwar nicht die besten Large Language Modelle, aber die intelligentesten Umsetzungsszenarien. HR kennt die Grundlagen für solche Transformationsprozesse: vom Upskilling über die Teamentwicklung bis zu arbeitsrechtlichen Fragen. Die Fähigkeit, sich zu verändern, dürfte künftig der entscheidende Wettbewerbsvorteil für Unternehmen sein. Eine HR-Abteilung, die diese Kompetenz beherrscht und laufend ausbaut, ist auch künftig unverzichtbar. Wenn Personalbereiche diese Entwicklung aber ausbremsen, droht ihnen ein Bedeutungsverlust: Andere Funktionen definieren dann, wie KI eingesetzt wird, wie Produktivität entsteht und wie sich Aufgaben zwischen Menschen und Maschinen verteilen – in- und außerhalb von HR. Die Unternehmen, die künstliche Intelligenz wirklich produktiv nutzen, haben ein klares Verständnis von Wert, Governance und Compliance. Das heißt, sie wissen, was künstliche Intelligenz ist und kann, haben ein unternehmensweites, einheitliches KI-Betriebssystem aufgebaut und klare Regeln aufgestellt, wie KI im Arbeitsalltag genutzt werden kann und soll. Zu einer solchen Struktur kann und muss HR einen entscheidenden Beitrag liefern.
SAATKORN: Lieber Jürgen – vielen Dank für das Interview – und weiterhin viel Spaß und Erfolg mit ESCRIBA!
Weiterführende Links:
- Dr. Jürgen Erbeldinger LinkedIn
- ESCRIBA Website
- Interessierte können sich für das Whitepaper zur Umfrage vormerken lassen: escriba.de/ki-nutzung-am-
arbeitsplatz