Automatisierungsplattform für HR
Mit dem Enterprise Agent Network (EAN) hat ESCRIBA jetzt eine eigene Automatisierungsplattform für HR gebaut. Ähnliche Automatisierungsplattformen wie n8n oder Make.com sind unter Tech-affinen Menschen längst ein Begriff. Ich konnte dazu mit ESCRIBA-CTO Jens Rohnstock sprechen: über die Funktionsweise von EAN, den Unterschied zu klassischen No-Code-Tools und wie tief Nutzende technisch einsteigen müssen.
So funktionieren Szenarien und Konnektoren
SAATKORN: Wie seid ihr darauf gekommen, eine eigene Automatisierungsplattform für HR zu bauen?
Das Leistungsversprechen von ESCRIBA ist es, Unternehmen bei der Automatisierung und Digitalisierung von HR-Prozessen umfassend zu unterstützen. Das größte versteckte Potenzial liegt dabei in der HR-Verwaltung. Genau da sind wir stark. Wir stellen eine digitale Plattform für HR bereit und entwickeln sie weiter, die dafür verschiedene Funktionen und Fähigkeiten aufweist. Seit Jahren kommt dann das Thema KI dazu. Mit unserer No Code/Lowcode/AI-Plattform gehörten wir schon vorher zu den europäischen Technologieführern EAN war da ein konsequenter Schritt: Wir erzählen bei ESCRIBA immer eine Digitalisierungs/KI-Geschichte für HR: von der Personalakte über die Dokumentenerstellung bis zur KI-gestützten Prozessbegleitung. Je nachdem, was ein Kunde braucht, müssen die Bausteine unserer Plattform miteinander verwoben werden. EAN ist genau dafür entstanden: das Modul, mit dem wir diese Bausteine flexibel verbinden und Prozesse durchgängig automatisieren.
SAATKORN: Wie funktioniert so eine Automatisierungsplattform grundsätzlich?
Man baut Workflows, bei uns heißen sie „Szenarien“, aus Knoten („Nodes“), die man grafisch miteinander verbindet. Ein Trigger startet den Ablauf, dann werden Daten verarbeitet, per KI-Knoten analysiert und am Ende abgelegt oder in ein anderes System zurückgeschrieben. KI ist da nur ein Baustein in diesen Szenarien, die Daten werden aus verschiedenen Systemen gezogen, weiterverarbeitet und dort wieder abgelegt. Dafür sind keine Programmierkenntnisse nötig, Prozesse und die Funktionen einzelner Knoten werden in natürlicher Sprache beauftragt. Entscheidend für den Nutzen von solchen Plattformen sind die Datenanschlüsse oder „Konnektoren“.
SAATKORN: Was hat es mit den „Konnektoren“ auf sich?
Das sind Anschlüsse, über die Daten abgeholt oder weitergegeben werden. Am Ende leistet ein Workflow etwas, das man früher mit „Software“ oder „Softwareerweiterung“ nicht falsch bezeichnet hätte, das kann ganz einfach sein, oder ziemlich komplex. Die Nutzenden sind dabei im Unterschied zu klassischen Softwarelösungen jedoch unabhängig, denn sie brauchen dafür keine tiefen Programmierkenntnisse und können digitale Prozesse mit geringem Aufwand anpassen und erweitern.
HR Anbindung und Einsatz in der Praxis
SAATKORN: Was ist das Besondere an EAN, etwa im Vergleich zum generalistisch ausgerichteten Anbieter n8n?
n8n hat eine riesige Community und viele Konnektoren, etwa zu WhatsApp oder Signal. Die meisten von ihnen sind für HR weniger spannend. Wir haben stattdessen weniger, aber tiefere Konnektoren, die genau zum HR-Umfeld passen. Unsere Anschlüsse reichen in die digitale Personalakte, in unser Ticketsystem und über den ESCRIBA Integration Server in SAP, SuccessFactors, Workday oder Salesforce. Damit schließen wir die mit EAN erstellten Automatisierungen an die am meisten verbreiteten HCM-Systeme an. Zudem ist EAN über das Machine Context Protocol (MCP) an Large Language Modelle wie ChatGPT oder Claude angebunden. Man sagt im Chat „Bau mir einen Arbeitsvertrag für Max Mustermann“, und EAN übernimmt im Hintergrund. Die Knoten muss man nicht mehr händisch verbinden: Man beschreibt der KI in Prosa das gewünschte Szenario, sie baut den Graphen dann selbst.
SAATKORN: Beschreibe bitte einmal detailliert ein Nutzenszenario, bei dem EAN ein Problem bei einem eurer Kunden löst.
Ein Kunde von uns wollte Mitarbeitenden Zugriff auf die eigene Personalakte geben, hatte aber Altakten übernommen, bei denen nicht klar war, ob alle Dokumente korrekt zugeordnet waren. Das brachte Datenschutzrisiken mit sich. Es galt zu vermeiden, dass Menschen ohne ausreichende Nutzerrechte in sensible Daten Einblick nehmen. Jetzt läuft bei jeder Zugriffsanfrage automatisch ein EAN-Szenario: Mit Hilfe eines in EAN gebauten Workflows werden alle Dokumente der Person per KI inhaltlich überprüft. Das System stellt sicher, ob der Dokumententyp zum Adressaten passt, und markiert nur unklare oder falsch zugeordnete Fälle. Die werden dann an einen Sachbearbeiter oder an eine Sachbearbeiterin überwiesen. Ist die Lage eindeutig, wird der Zugriff automatisch freigegeben. Ohne die EAN-Lösung musste der Kunde bisher in solchen Fällen Hunderte von Akten vor der Freigabe händisch prüfen.
Technische Voraussetzungen für HR Verantwortliche
SAATKORN: Können mit dem Tool tatsächlich „normale HR-Verantwortliche“ mit Lust auf Technik digitale/KI-Prozesse selbst bauen? Wie tief muss man einsteigen?
Grundsätzlich stimmt: Unsere Kundinnen und Kunden benötigen für EAN keine tiefen Programmierkenntnisse, der Code wird geschrieben, indem in natürlicher Sprache die datentechnische Ausgangslage, die Funktion und das gewünschte Ergebnis beschrieben werden. Wir stellen aber immer wieder fest: Gerade, weil es in HR um den Umgang mit persönlichen Daten geht, brauchen die Verantwortlichen die Fähigkeit, ein Problem in Datenstrukturen und Prozesslogiken zu denken. Wenn man nicht gerade aus der Informatik oder Wirtschaftsinformatik kommt, muss man das erst einmal lernen. Für unseren neuen KI-Ansatz ist das aktuell vor allem noch Learning-by-doing: Wir begleiten Kundinnen und Kunden über Projektteams, die Szenarien gemeinsam bauen und dabei neben dem Programmierungs- auch einen Schulungszweck erfüllen. Für klassische Bausteine gibt es zusätzlich Kurse.
SAATKORN: Danke Jens, für diese spannenden Einblicke in die Automatisierung von HR mit EAN.
Weiterführende Links:
Escriba Website
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