Arbeiten im Ausland ohne Compliance-Chaos
Mal eben ein paar Tage aus Spanien arbeiten. Für einen Kundentermin nach Amsterdam. Oder Mitarbeitende für mehrere Monate ins Ausland schicken.
Was für Mitarbeitende zunächst ziemlich unkompliziert klingt, kann HR im Hintergrund eine ganze Reihe zusätzlicher Aufgaben bescheren: A1-Bescheinigungen, Visa und Arbeitserlaubnisse, Steuerfragen, Sozialversicherung, Arbeitsrecht, Datenschutz – und dann wäre da auch noch die Fürsorgepflicht des Arbeitgebers.
Workflex will genau diese Prozesse weitgehend automatisieren und damit flexibles Arbeiten über Ländergrenzen hinweg ermöglichen.
Ben Bauer ist Vice President Sales bei WorkFlex. Im Interview sprechen wir darüber, wo die größten Compliance-Fallen beim Arbeiten im Ausland liegen, welche Prozesse sich inzwischen automatisieren lassen, wo KI unterstützen kann – und ob HR dafür wirklich noch ein weiteres System bedienen muss. Auf geht’s:
SAATKORN: Ben, bitte stelle Dich den SAATKORN Leser:innen doch kurz vor. Und was genau macht WorkFlex?
Ich bin Ben Bauer, komme ursprünglich aus Niederbayern, lebe mittlerweile in München und bin Vice President Sales bei WorkFlex. Wir beschäftigen uns mit der Frage, wie Unternehmen ihren Mitarbeitenden regelkonformes Arbeiten im Ausland ermöglichen können. Das betrifft ganz unterschiedliche Fälle: klassische Geschäftsreisen, längere Entsendungen, Visa- und Immigrationsthemen, aber auch Workations. Dazu kommen Themen rund um Duty of Care und SOS, also die Fürsorgepflicht des Arbeitgebers. WorkFlex selbst arbeitet übrigens komplett remote. Wir haben keine Büros und unsere Mitarbeitenden können von dort arbeiten, wo sie möchten.
SAATKORN: Arbeiten im Ausland klingt für Mitarbeitende erst einmal ziemlich einfach. Laptop auf, WLAN an, los geht’s. Wo wird es für HR kompliziert?
Sobald jemand eine Grenze überschreitet, können sehr viele unterschiedliche Themen relevant werden. Das beginnt bei Visa und Arbeitserlaubnissen und geht über mögliche Betriebsstättenrisiken, Payroll beziehungsweise Shadow Payroll und Einkommensteuer bis hin zu Meldepflichten innerhalb der EU. Dazu kommen Arbeitsrecht, Sozialversicherung und beispielsweise die A1-Bescheinigung, Kranken- und Reiseversicherungen, Datenschutz und die Fürsorgepflicht des Arbeitgebers.
Welche Anforderungen tatsächlich greifen, hängt immer vom konkreten Fall ab: Wer reist wohin? Wie lange? Was macht die Person dort? Und um welche Art von Aufenthalt handelt es sich? – Genau deshalb entsteht für HR schnell ein erheblicher manueller Aufwand.
SAATKORN: Und genau diesen Aufwand wollt Ihr mit WorkFlex reduzieren. Wie funktioniert das konkret?
Viele dieser Fälle wurden traditionell sehr manuell bearbeitet, teilweise auch gemeinsam mit externen Berater:innen oder großen Beratungsgesellschaften. Wir haben ebenfalls Expert:innen für diese Themen. Der Unterschied ist, dass wir dieses Wissen möglichst stark in unserer Software abbilden. Dadurch können viele Prüfungen und Prozesse automatisiert werden. Das reduziert den manuellen Aufwand und macht die Bearbeitung schneller und kostengünstiger, ohne dass Unternehmen auf die notwendige fachliche Prüfung verzichten müssen. Wenn ein Fall nicht eindeutig durch die Software beurteilt werden kann, kommen unsere Expert:innen ins Spiel.
SAATKORN: Jetzt freut sich HR wahrscheinlich nicht unbedingt über das nächste Tool, in das wieder irgendwelche Reisedaten eingetragen werden müssen. Muss ich WorkFlex ständig aktiv pflegen?
Im besten Fall eben nicht.
Wir können beispielsweise bestehende Reisebuchungsdaten über Integrationen nutzen. Nehmen wir an, ich buche über das im Unternehmen vorhandene Buchungstool eine Geschäftsreise nach Amsterdam. Dann können diese Informationen an WorkFlex übergeben werden. Wenn für diese Reise beispielsweise eine A1-Bescheinigung benötigt wird, kann der Prozess automatisch angestoßen werden. Im Idealfall bekomme ich die fertige Bescheinigung anschließend einfach per E-Mail. Nur wenn noch Informationen fehlen, müssen wir diese zusätzlich abfragen.
Das Ziel ist also nicht, dass Mitarbeitende oder HR für jeden Vorgang noch ein zusätzliches System intensiv bedienen müssen, sondern dass möglichst viel im Hintergrund passiert.
SAATKORN: Ihr unterscheidet unter anderem zwischen Geschäftsreisen und Entsendungen. Warum ist diese Unterscheidung so wichtig?
Weil die Anforderungen sehr unterschiedlich sein können. Bei einer Geschäftsreise versuchen wir vor allem, mögliche Risiken frühzeitig zu erkennen und zu vermeiden. Bei einer Entsendung wissen wir dagegen, dass bestimmte Anforderungen und Risiken vorhanden sind und entsprechend bearbeitet werden müssen. Eine Entsendung ist deshalb in der Regel deutlich komplexer. Hier können beispielsweise steuerliche Themen, Payroll, Visa, Sozialversicherung und weitere rechtliche Anforderungen eine größere Rolle spielen. Deshalb ist es wichtig, zunächst überhaupt zu erkennen, um welche Art von Fall es sich handelt.
SAATKORN: Und dabei kommt mittlerweile auch KI ins Spiel?
Ja. Ein Anwendungsfall ist beispielsweise, dass ein Unternehmen einen konkreten Fall einfach in natürlicher Sprache beschreibt. Die KI kann dann dabei unterstützen einzuschätzen: Handelt es sich eher um eine Geschäftsreise oder eine Entsendung? Wie ist der Fall rechtlich einzuordnen? Und welche Themen müssen berücksichtigt werden? Gerade bei komplexeren Fällen kann das die erste Einordnung deutlich vereinfachen.
SAATKORN: Bei Compliance denkt man schnell an Formulare und Bescheinigungen. Ihr habt aber auch Duty of Care und SOS im Angebot. Was steckt dahinter?
Als Arbeitgeber habe ich auch eine Fürsorgepflicht gegenüber meinen Mitarbeitenden, wenn sie unterwegs sind. Über unsere mobile App können Mitarbeitende beispielsweise standortbezogene Warnungen erhalten, wenn an ihrem Aufenthaltsort etwas passiert. Unternehmen können sehen, welche Mitarbeitenden sich auf welchen Reisen befinden, und bei Bedarf entsprechend reagieren. Zusätzlich gibt es Unterstützung für Notfälle und Versicherungsthemen. Es geht also nicht nur darum, vor einer Reise die notwendigen Dokumente zu organisieren, sondern Mitarbeitende auch während ihres Aufenthalts entsprechend abzusichern und unterstützen zu können.
SAATKORN: Ab welcher Unternehmensgröße lohnt sich so eine Lösung überhaupt?
Das hängt weniger an einer festen Unternehmensgröße als an der Anzahl und Komplexität der internationalen Fälle. Aus unserer Erfahrung kann es sich beispielsweise ab ungefähr 50 bis 100 Geschäftsreisen oder etwa zehn bis 15 Entsendungen lohnen, sich einen solchen Prozess genauer anzuschauen. Wir arbeiten deshalb mit sehr unterschiedlichen Unternehmen – von Organisationen mit rund 100 Mitarbeitenden bis hin zu großen Konzernen. Entscheidend ist letztlich die Frage: Wie viele grenzüberschreitende Fälle habe ich und wie viel manuellen Aufwand verursachen sie heute?
SAATKORN: Und wenn ein Unternehmen sagt: Klingt gut, aber bitte nicht das nächste monatelange IT-Projekt – wie aufwendig ist die Einführung?
Das hängt natürlich von der jeweiligen Organisation und den gewünschten Integrationen ab. Wir versuchen aber, den IT-Aufwand möglichst gering zu halten, sofern keine individuellen technischen Lösungen gebaut werden sollen.
Unsere Kunden bekommen einen festen Customer-Success-Ansprechpartner. Zusätzlich benötigen wir beispielsweise entsprechende Vollmachten für die Gesellschaften, für die wir bestimmte Prozesse übernehmen sollen.
Bei einem typischen Unternehmen mit etwa 2.000 Mitarbeitenden in DACH beziehungsweise Europa kann die Einführung inklusive Training und Change Management ungefähr vier Wochen dauern. Wir empfehlen außerdem, nicht zwingend sofort die gesamte Organisation auszurollen, sondern beispielsweise zunächst mit einer Gesellschaft oder einem bestimmten Bereich zu starten.
SAATKORN: Wenn HR-Verantwortliche ihren Mitarbeitenden mehr internationales Arbeiten ermöglichen wollen, aber beim Gedanken an Steuern, A1, Visa und Co. schon Kopfschmerzen bekommen – was würdest Du ihnen mitgeben?
Internationales Arbeiten bringt definitiv Komplexität mit sich. Aber diese Komplexität bedeutet nicht, dass jeder einzelne Fall komplett manuell bearbeitet werden muss. Viele Prüfungen und Prozesse lassen sich heute automatisieren oder zumindest stark vereinfachen. Wichtig ist, dass Unternehmen die verschiedenen Risiken im Blick behalten und einen Prozess schaffen, der sowohl für HR als auch für die Mitarbeitenden möglichst einfach funktioniert. Denn am Ende sollte flexibles Arbeiten im Ausland nicht daran scheitern, dass die Administration dahinter zu kompliziert ist.
SAATKORN: Ben, vielen Dank für das Interview!
Weiterführende Links
- Den vollständigen Vortrag von Ben Bauer gibt es in der 4INSIDER Mediathek.
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