Meetingeffizienz: neue Studie von HR WORKS
Meetings gehören zum Berufsalltag – doch wie erleben Beschäftigte diese eigentlich? HR WORKS hat in einer aktuellen Studie die Meetingkultur in Deutschland unter die Lupe genommen und dabei herausgefunden: Ein Großteil der Zeit, den sie in Besprechungen verbringen, halten Mitarbeitende für verschenkt. Zudem sind viele skeptisch, was die Produktivität von Meetings betrifft. Gleichzeitig gewinnen internationale Meetings an Bedeutung – oft allerdings begleitet von Sprachbarrieren. Wie KI-Tools hier Abhilfe schaffen können und was Unternehmen tun sollten, um ihre Meetingkultur zukunftsfähig zu gestalten, erklärt Ivana Baumann, HR Director bei HR WORKS, im SAATKORN-Interview.
SAATKORN: Ivana, bitte stelle Dich doch zunächst einmal unseren Lesern und Leserinnen vor.
Sehr gerne. Ich bin Director HR & Recruiting bei HR WORKS, einem führenden HR-Software-Anbieter. Als studierte Juristin mit langjähriger Erfahrung in der Personalverantwortung fasziniert mich die strategische Ausrichtung und Weiterentwicklung von HR-Prozessen sehr. Ich interessiere mich besonders für die Themen Mitarbeiterbindung, Unternehmenskultur, Transformation und Organisationsentwicklung und setze mich leidenschaftlich dafür ein, die Personalarbeit und damit die gesamte Organisation zukunftsfähig zu gestalten.
SAATKORN: Ihr habt vor kurzem eine Studie zur Meetingkultur in Deutschland durchgeführt. Welches Setting hat diese Studie und welches Augenmerk habt Ihr inhaltlich gelegt?
Wir wollten verstehen, wie Beschäftigte Meetings im Arbeitsalltag erleben – sowohl in Bezug auf ihre Häufigkeit als auch auf ihre wahrgenommene Qualität. Dafür haben wir gemeinsam mit dem Marktforschungsinstitut bilendi mehr als 1.000 Beschäftigte aus verschiedenen Branchen befragt. Inhaltlich lag der Fokus auf der Effizienz von Meetings, ihrem Einfluss auf die Arbeitszeit, ihrer Produktivität und auch auf der zunehmenden Bedeutung internationaler und virtueller Formate. Ziel war es, ein möglichst realistisches Stimmungsbild der aktuellen Meetingkultur in Deutschland zu zeichnen, um so nicht zuletzt mögliche Hebel zu deren Verbesserung zu eruieren.
SAATKORN: Schauen wir auf die Ergebnisse – wie oft meeten deutsche Beschäftigte?
Im Schnitt nehmen Beschäftigte hierzulande an ungefähr viereinhalb Meetings pro Woche teil. Besonders spannend: Fast ein Viertel der Befragten hat täglich mindestens ein Meeting, 13 % sogar mehrere am Tag. Männer sind hier deutlich häufiger vertreten als Frauen. Bei ihnen liegt der Anteil täglicher Besprechungen bei rund einem Drittel, Frauen kommen dagegen nur auf 14 %. Auch der akademische Hintergrund spielt eine Rolle in Sachen Häufigkeit: Wer einen Hochschulabschluss hat, sitzt öfter im Konferenzraum. Ein Drittel der Akademiker hat mindestens ein Meeting am Tag, jeder oder jede Fünfte sogar mehrere an einem Arbeitstag.
SAATKORN: Gibt es einen Unterschied hinsichtlich der Meetings im Unternehmen selbst und denen im Homeoffice?
Ja, den gibt es. Auch wenn virtuelle Meetings seit der Pandemie stark zugenommen haben – immerhin die Hälfte der Befragten berichtet von einem Anstieg der Video-Meetings – findet die Mehrheit der Meetings trotzdem weiterhin in Präsenz statt. Aktuell liegt der Anteil aller in den Unternehmen stattfindenden Meetings bei 55 %, während 37 % online abgehalten werden. Interessant ist dabei die Bewertung der Treffen: Präsenzmeetings werden von der Mehrheit als produktiver eingeschätzt. Trotz aller technischen Möglichkeiten scheint der direkte Austausch in einem Raum also noch immer einen klaren Mehrwert zu bieten. Kein Wunder also, dass sich mehr als die Hälfte der Arbeitnehmer ein Präsenz-Meeting wünscht, wenn sie es sich aussuchen könnte.
SAATKORN: Und wie produktiv sind die Meetings aus Sicht der Beschäftigten?
Das war natürlich eine der Kernfragen unserer Umfrage. Leider fällt das Urteil der Beschäftigten hier eher kritisch aus. Fast die Hälfte der Befragten empfindet ihre Meetings als zu lang. Dazu kommt: Ein Viertel der Beschäftigten findet sogar, dass sie häufig ohne echten Mehrwert zu Ende gehen. Dazu kommen strukturelle Defizite: Ein Viertel der Beschäftigten berichten, dass Meetings oft ohne klare Agenda stattfinden, oft vermissen sie konkrete Entscheidungen. Kurz gesagt: Viele Meetings sind aus Sicht der Mitarbeitenden weder zielgerichtet noch effizient. Hier haben viele Arbeitgeber hinsichtlich ihrer Meetingkultur deutlichen Nachholbedarf.
SAATKORN: Woran liegt die eher ernüchternde Einschätzung diesbezüglich?
Die Ursachen sind vielseitig – aber eines zieht sich wie ein roter Faden durch die Antworten: Die Meetings scheinen in vielen Fällen einfach schlecht vorbereitet zu sein. Wenn es keine klare Agenda gibt und Verantwortlichkeiten nicht definiert sind, wird das Meeting schnell zu einer ineffizienten Zeitfalle. Das schlägt sich dann eben auch in der Wahrnehmung der Mitarbeitenden nieder: 38 % von ihnen geben zum Beispiel an, dass Meetings bei ihnen zu Überstunden führen. Und rund die Hälfte beklagt, dass die Vielzahl an Meetings zusätzlichen Stress bei ihnen verursacht. Hier besteht in vielen Unternehmen also großer Handlungsbedarf. Zumindest sollten viele Arbeitgeber ihre Meetingpraxis einmal auf den Prüfstand stellen.
SAATKORN: Habt Ihr Euch auch die Sichtweise der Beschäftigten auf internationale Meetings angeschaut? Wie häufig sind diese und wie gehen die Befragten mit ihnen um?
Ja, das haben wir natürlich. In einer globalisierten Arbeitswelt sind internationale Meetings in vielen Unternehmen gang und gäbe. Unsere Ergebnisse zeigen das auch deutlich: Internationale Zusammenarbeit gehört für viele Beschäftigte längst zum Arbeitsalltag. Ein Drittel der Beschäftigten nimmt regelmäßig an internationalen Meetings teil – bei Akademiker*innen sind es sogar mehr als die Hälfte. Mehr als jedes vierte Meeting findet für einige Meeting-Teilnehmer in einer Fremdsprache, zumeist auf Englisch statt. Auch aus diesem Grund empfindet über die Hälfte der Befragten diese Meetings als anspruchsvoller als die Meeting-Gespräche mit deutschsprachigen Partnern, Kollegen oder Kunden. Verständigungsprobleme sind ein häufig genannter Grund. Das zeigt: Die Sprachbarriere ist und bleibt eine der wichtigsten Hürden für Unternehmen, die international tätig sind und dabei einen funktionierenden Kommunikationsprozess zwischen den Mitarbeitenden gewährleisten müssen.
SAATKORN: Sicher können KI-Tools zukünftig dabei helfen, diese Sprachbarriere zu überwinden. Habt Ihr auch dazu Daten erhoben?
Ja, auch in diese Richtung haben wir gefragt. Unsere Umfrage zeigt: Bereits jeder Dritte Befragte, der regelmäßig international kommuniziert, hat schon mindestens einmal KI-Tools zur Überwindung von Sprachbarrieren eingesetzt. Diese Entwicklung zeigt einerseits, wie groß der Bedarf ist, hier durch Technologie zu unterstützen und andererseits, wie offen international arbeitende Menschen für Tools sind, die ihnen die Zusammenarbeit erleichtern.
Unsere Daten machen jedenfalls deutlich, dass KI-Tools ein enormes Potenzial haben, den endgültigen Durchbruch für internationale Teamarbeit zu schaffen, einfach, indem sie Sprachhemmnisse reduzieren. Arbeitgeber sollten dieses Potenzial daher ernst nehmen und ihren Mitarbeitenden den Zugang zu entsprechenden Tools ermöglichen – damit sich niemand mehr mit einer Ausrede vor einem Meeting drücken muss. Das hat nämlich schon mehr als ein Viertel aller Beschäftigten mindestens einmal getan, indem sie eine vorgeschobene Ausrede genutzt haben, um ein internationales Meeting abzusagen. Das wird in Zukunft hoffentlich nicht mehr notwendig sein.
SAATKORN: Und zum Schluss noch eine Frage zu HR WORKS selbst – was sind Eure Ziele für die nahe Zukunft?
Wir arbeiten ständig daran, unsere Software zu optimieren und weiterzuentwickeln. Aktuell konzentrieren wir uns darauf, den Funktionsumfang im Bereich der Personalentwicklung zu erweitern und unsere Software durch ein Whistleblowing-System zu ergänzen. Außerdem ist es uns sehr wichtig, unseren Service und Support, der uns auszeichnet, ständig zu verbessern. Ein weiterer Fokus liegt auf dem Ausbau unserer strategischen Partnerschaften, wie beispielsweise der mit DATEV. Die Marke HR WORKS ist mittlerweile wirklich stark und unsere Kunden haben ein hohes Vertrauen in uns. Dieses Vertrauen wollen wir nicht nur bewahren, sondern weiter ausbauen, indem wir weiterhin ein erstklassiges Produkt und einen tollen Service bieten.
SAATKORN: Herzlichen Dank für das Interview – und weiterhin viel Spaß bei HR WORKS!