Why does payroll become such a time-consuming task for many HR teams—and how can this be changed?
Interview with Leon Sittel from HR WORKS
German version below
Leon Sittel, Director of Partner Sales at HR WORKS, has a lot to say on this topic. I had the opportunity to talk to him. Here we go:
SAATKORN: Leon, please introduce yourself briefly to SAATKORN readers.
I am Director of Partner Sales at HR WORKS, one of the leading providers of HR software in Germany. Our comprehensive solution supports more than 375,000 users in their daily work, from personnel administration, time management, and travel expense management to personnel development and payroll. In my role, I am primarily responsible for establishing and expanding our partner ecosystem, from tax firms and HR consulting firms to software partners such as DATEV and ADDISON.
SAATKORN: HR WORKS has a very comprehensive setup, but you work with partners in the context of payroll. Why is that?
We deliberately rely on strong partners, especially in areas where specialized expertise is crucial. Payroll is a very clear example of this, as hardly any other process in Germany is so complex and at the same time so sensitive. That’s why we focus on our core competence, namely modern and efficient HR processes, and rely on experienced specialists for the actual payroll accounting.
In the area of payroll, we work closely with ADDISON and DATEV. Together, we cover the entire payroll process. Using deeply integrated interfaces, we transfer all payroll-related data directly from HR WORKS to our partners‘ systems and automatically retrieve the results. This means that HR WORKS covers the preparatory and follow-up payroll accounting, while tax offices, payroll offices, and our partners‘ payroll programs carry out the actual payroll accounting and also take responsibility for it.
This clear division of roles ensures that all systems complement each other optimally and communicate smoothly with each other. Our customers benefit from legally compliant payroll accounting and, at the same time, from consistently digital and efficient HR processes without media breaks and without Excel chaos.
SAATKORN: Why do you think it makes sense for customers to strategically outsource payroll?
In conversations with customers, I repeatedly hear statements such as: “Our HR manager spends three days every month just preparing the payroll.” This is not an isolated case, especially in medium-sized companies, and this is exactly where strategic outsourcing comes in.
Payroll accounting in Germany is extremely complex: constantly changing tax and social security regulations, different compensation models, and many detailed rules make errors very likely. This increases the risk of expensive additional payments and penalties for companies. At the same time, internal payroll processing means enormous effort for HR departments and ties up valuable working time. Qualified payroll accountants, on the other hand, are rare and too expensive for many companies.
By strategically outsourcing to tax advisors and payroll professionals, SMEs can leverage the specialized know-how of external experts, reduce their liability risk, and free up internal resources for business growth and innovation. In combination with a digital HR solution such as HR WORKS, which takes care of payroll preparation and follow-up and securely transfers data to payroll programs, payroll is implemented efficiently and securely. Many of our customers tell us that this combination has significantly improved their collaboration with their tax advisor because processes run more smoothly and queries are less frequent.
SAATKORN: How does HR WORKS ensure that all the prerequisites for optimal payroll outsourcing are in place?
By not just accompanying our customers to the door, but walking through it with them. At HR WORKS, we have a team that focuses entirely on onboarding our customers and our interfaces. This ensures that the necessary expertise is available within the company and that all processes are set up correctly from the outset.
In addition, we have a growing network of tax advisors who are very familiar with HR WORKS and the relevant integrations. This network, combined with our own expertise from more than 1,000 successfully implemented DATEV implementations in our software, ensures that companies have the optimal conditions for efficient and secure payroll outsourcing.
SAATKORN: And what in particular do customers need to pay attention to?
For payroll outsourcing to run smoothly, three clearly defined building blocks are essential.
- Good data quality: Master data, salaries, working hours, and absences are maintained completely and correctly in HR WORKS, ideally based on the processes that are already established in many HR departments. HR WORKS supports this with clear input masks, plausibility checks, and guided processes to ensure that clean data is created from the outset. Our consultants at HR WORKS are on hand with lots of tips to help you set up the software.
- Clear responsibilities with the tax office: It is crucial to clearly define who in the company provides which information and who on the tax office side checks, invoices, and reports. Once these roles have been clearly defined, day-to-day exchanges run very efficiently.
- Reliable processes and deadlines: Fixed deadlines for data transfer and a well-coordinated start-up phase ensure that the process quickly falls into place and any potential errors are spotted early on.
Once these three points have been clearly established, outsourced payroll with HR WORKS becomes exactly what it should be: a noticeable relief for HR departments, without unnecessary complexity.
SAATKORN: What about preparatory payroll accounting within HR WORKS?
In short: All the data a law firm needs for payroll accounting is located directly in HR WORKS, such as employee master data. This data can then be transferred to DATEV and Co. via an interface. No follow-up maintenance, no manual exports.
SAATKORN: Finally, what are the advantages of payroll outsourcing?
In our view, the advantages of payroll outsourcing are obvious: companies place a highly complex, error-prone, and heavily regulated area in the hands of specialists, thereby reducing their technical and legal risk.
At the same time, they gain time and capacity internally because they no longer have to deal with the details of payroll accounting and legislative changes. Instead, they can focus more on value creation, employees, and corporate development. HR should not be responsible for payroll accounting. HR should be there for people. Topics such as employee retention, leadership development, culture, and recruiting are given more space.
Those who outsource payroll and rely on HR WORKS are not only opting for efficiency, but also ensuring that HR can finally take on the role it deserves.
SAATKORN: Leon, thank you very much for the interview – and continued fun and success at HR WORKS!
Further links:
You can contact Leon Sittel on LinkedIn HERE.
And you can find HR WORKS HERE.
Warum wird Payroll für viele HR-Teams zum Zeitfresser – und wie lässt sich das ändern?
Interview mit Leon Sittel von HR WORKS
Leon Sittel, Director Partner Sales bei HR WORKS, kann dazu eine ganze Menge erzählen. Ich hatte Gelegenheit, mich mit ihm auszutauschen. Auf geht’s:
SAATKORN: Leon, bitte stelle Dich den SAATKORN Leser:innen doch kurz vor.
Ich bin Director Partner Sales bei HR WORKS, einem der führenden Anbieter von HR-Software in Deutschland. Unsere ganzheitliche Lösung unterstützt mehr als 375.000 Nutzerinnen und Nutzer im Arbeitsalltag, von der Personalverwaltung über die Zeitwirtschaft und das Reisekostenmanagement bis hin zur Personalentwicklung und Payroll. In meiner Rolle verantworte ich vor allem den Auf- und Ausbau unseres Partner-Ökosystems, von Steuerkanzleien über HR-Beratungsfirmen bis hin zu Softwarepartnern wie DATEV und ADDISON.
SAATKORN: HR WORKS ist ja sehr umfassend aufgestellt, aber im Kontext Payroll arbeitet Ihr mit Partnern zusammen. Warum?
Wir setzen bewusst auf starke Partner, insbesondere in Bereichen, in denen spezialisierte Expertise entscheidend ist. Die Payroll zeigt das sehr deutlich, denn kaum ein anderer Prozess ist in Deutschland so komplex und gleichzeitig so sensibel. Deshalb konzentrieren wir uns auf unsere Kernkompetenz, nämlich moderne und effiziente HR-Prozesse, und vertrauen bei der eigentlichen Entgeltabrechnung auf erfahrene Fachleute.
Im Bereich Payroll arbeiten wir eng mit ADDISON und DATEV zusammen. Gemeinsam bilden wir den gesamten Abrechnungsprozess ab. Über tief integrierte Schnittstellen übergeben wir alle lohnrelevanten Daten direkt aus HR WORKS an die Systeme unserer Partner und holen die Ergebnisse automatisch wieder zurück. Dadurch deckt HR WORKS die vor- und nachbereitende Lohnbuchhaltung ab, während Steuerkanzleien, Lohnbüros und die Lohnprogramme unserer Partner die eigentliche Abrechnung durchführen und dafür auch die Verantwortung übernehmen.
Durch diese klare Rollenverteilung stellen wir sicher, dass sich alle Systeme optimal ergänzen und reibungslos miteinander kommunizieren. Unsere Kunden profitieren von einer rechtssicheren Lohnabrechnung und gleichzeitig von durchgehend digitalen und effizienten HR-Prozessen ohne Medienbrüche und ohne Excel-Chaos.
SAATKORN: Weshalb macht es aus Eurer Sicht auch für Kunden Sinn, Payroll strategisch auszulagern?
Ich höre in Gesprächen mit Kunden immer wieder Sätze wie: „Unsere HR-Leiterin verbringt jeden Monat drei Tage nur mit der Vorbereitung der Abrechnung.“ Das ist vor allem im Mittelstand kein Einzelfall und genau da setzt die strategische Auslagerung an.
Die Lohnabrechnung in Deutschland ist extrem komplex: Laufend neue steuer- und sozialversicherungsrechtliche Vorgaben, verschiedene Vergütungsmodelle und viele Detailregelungen machen Fehler sehr wahrscheinlich. Damit steigt für Unternehmen das Risiko teurer Nachzahlungen und Sanktionen. Gleichzeitig bedeutet die interne Abwicklung der Payroll für HR-Abteilungen einen enormen Aufwand und bindet wertvolle Arbeitszeit. Qualifizierte Lohnbuchhalter wiederum sind rar und für viele Unternehmen zu teuer.
Durch die strategische Auslagerung an Steuerberater und Lohnprofis nutzen KMU das spezialisierte Know-how externer Experten, reduzieren ihr Haftungsrisiko und schaffen intern Ressourcen für Unternehmenswachstum und Innovation. In Kombination mit einer digitalen HR-Lösung wie HR WORKS, die die vor- und nachbereitende Lohnbuchhaltung übernimmt und Daten sicher an die Lohnprogramme übergibt, wird Payroll effizient und sicher umgesetzt. Viele unserer Kunden sagen uns, dass sich durch diese Kombination die Zusammenarbeit mit ihrem Steuerberater deutlich verbessert hat, weil Prozesse reibungsloser laufen und Rückfragen seltener werden.
SAATKORN: Wie stellt HR WORKS sicher, dass alle Voraussetzungen für eine optimale Payroll-Auslagerung vorliegen?
Indem wir unsere Kunden nicht nur zur Tür begleiten, sondern gemeinsam mit ihnen hindurchgehen. Bei HR WORKS haben wir ein Team, das sich vollständig auf das Onboarding unserer Kunden und unserer Schnittstellen konzentriert. Dadurch stellen wir sicher, dass das notwendige Know-how im Unternehmen vorhanden ist und alle Prozesse von Anfang an sauber aufgesetzt werden.
Hinzu kommt unsere gewachsene Partnerlandschaft aus Steuerberaterinnen und Steuerberatern, die sich mit HR WORKS und den entsprechenden Integrationen bestens auskennen. Dieses Netzwerk, kombiniert mit unserer eigenen Expertise aus inzwischen mehr als 1.000 erfolgreich umgesetzten DATEV-Implementierungen in unserer Software, sorgt dafür, dass Unternehmen optimale Voraussetzungen für eine effiziente und sichere Payroll-Auslagerung erhalten.
SAATKORN: Und worauf müssen Kunden insbesondere dabei achten?
Damit die Auslagerung der Payroll reibungslos gelingt, braucht es vor allem drei klar überschaubare Bausteine.
- Gute Datenqualität: Stammdaten, Gehälter, Arbeits- und Fehlzeiten werden vollständig und korrekt in HR WORKS gepflegt, idealerweise auf Basis der Prozesse, die in vielen HR-Abteilungen ohnehin schon etabliert sind. HR WORKS unterstützt dabei mit klaren Eingabemasken, Plausibilitätsprüfungen und geführten Prozessen, damit von Anfang an saubere Daten entstehen. Unsere Consultants bei HR WORKS stehen bei der Einrichtung der Software mit vielen Tipps beiseite.
- Klare Zuständigkeiten mit der Steuerkanzlei: Entscheidend ist, klar zu definieren, wer im Unternehmen welche Informationen bereitstellt und wer auf Kanzleiseite prüft, abrechnet und meldet. Sind diese Rollen sauber geklärt, läuft der Austausch im Alltag sehr effizient.
- Verlässliche Abläufe und Fristen: Feste Deadlines für die Datenübergabe und eine gut abgestimmte Startphase sorgen dafür, dass sich der Prozess schnell einspielt und mögliche Fehler früh auffallen.
Sind diese drei Punkte einmal sauber aufgesetzt, wird die ausgelagerte Payroll mit HR WORKS zu genau dem, was sie sein soll: eine spürbare Entlastung für HR-Abteilungen, ohne unnötige Komplexität.
SAATKORN: Wie sieht es mit der vorbereitenden Lohnbuchhaltung innerhalb von HR WORKS aus?
Kurz gesagt: Alle Daten, die eine Kanzlei für die Abrechnung braucht, befinden sich direkt in HR WORKS, wie zum Beispiel die Stammdaten von Mitarbeitenden. Diese Daten lassen sich dann per Schnittstelle an DATEV und Co. übergeben. Kein Nachpflegen, keine manuellen Exporte.
SAATKORN: Was sind zu guter Letzt die Vorteile beim Thema Payroll-Auslagerung?
Die Vorteile der Payroll-Auslagerung liegen aus unserer Sicht klar auf der Hand: Unternehmen geben einen hochkomplexen, fehleranfälligen und stark regulierten Bereich in die Hände von Spezialisten und reduzieren damit ihr fachliches und rechtliches Risiko. Gleichzeitig gewinnen sie intern Zeit und Kapazitäten, weil sie sich nicht mehr mit Detailfragen der Lohnabrechnung und Gesetzesänderungen beschäftigen müssen. Stattdessen können sie sich stärker auf Wertschöpfung, Mitarbeitende und Unternehmensentwicklung konzentrieren.
HR sollte nicht für die Lohnbuchhaltung da sein. HR sollte für Menschen da sein. Themen wie Mitarbeiterbindung, Führungskräfteentwicklung, Kultur oder Recruiting bekommen mehr Raum. Wer Payroll auslagert und dabei auf HR WORKS setzt, entscheidet sich nicht nur für Effizienz, sondern dafür, dass HR endlich die Rolle einnehmen kann, die sie verdient.
SAATKORN: Leon, ganz herzlichen Dank für das Interview – und weiterhin viel Spaß und Erfolg bei HR WORKS!
Weiterführende Links:
Mit Leon Sittel könnt Ihr HIER auf LinkedIn Kontakt aufnehmen.
Und zu HR WORKS geht es HIER entlang.