Wenn Bewerbungen austauschbar werden – Interview mit Florian Dyballa von Aivy

Bewerbungen werden professioneller. KI hilft beim Lebenslauf, beim Anschreiben und bei der Anpassung an eine konkrete Stelle. Gleichzeitig bekommen Unternehmen teilweise deutlich mehr Bewerbungen als noch vor wenigen Jahren. Aber was bedeutet das eigentlich für die Personalauswahl? – Darüber spreche ich mit Florian Dyballa von Aivy. Florian ist Wirtschaftspsychologe, Mitgründer von Aivy und am 17. September bei der SAATKORN Online Konferenz zum Thema HR Tech dabei. Auf geht’s:

SAATKORN: Florian, stell Dich den SAATKORN Leser:innen doch zunächst einmal kurz vor.

Ich bin Florian Dyballa, Wirtschaftspsychologe und Mitgründer von Aivy. Meine erste Website habe ich mit 14 gebaut und mit 16 mein erstes Unternehmen gegründet. Zur Wirtschaftspsychologie bin ich tatsächlich über das Gründen gekommen. Mich hat nicht nur interessiert, was technisch möglich ist, sondern vor allem, was Menschen antreibt, worin ihre Stärken liegen und wie man ihr Potenzial möglichst gut erkennen kann. Ein Gedanke spielt dabei bis heute eine wichtige Rolle für mich: Talent ist gleichmäßig verteilt, Chancen sind es leider oft nicht. Ich bin selbst Arbeiterkind. Dass ich einmal studieren und ein Technologieunternehmen gründen würde, war in meiner Familie kaum vorstellbar. In meinem Umfeld gab es dafür keine Vorbilder, an denen ich mich hätte orientieren können. Deshalb weiß ich aus eigener Erfahrung, wie leicht Potenzial unentdeckt bleibt. Ein Lebenslauf zeigt oft vor allem, welche Chancen jemand bisher hatte, aber nicht unbedingt, was in dieser Person steckt. Das ist ein wesentlicher Grund, warum es Aivy gibt.

Der Lebenslauf zeigt Chancen – nicht unbedingt Potenzial

SAATKORN: Erzähl uns ein bisschen mehr über Aivy. Wie versucht Ihr, genau dieses Potenzial sichtbar zu machen?

Aivy ist eine Ausgründung der Freien Universität Berlin. Wir helfen Unternehmen dabei, die Stärken und das kognitive Potenzial von Bewerbenden frühzeitig und strukturiert zu erfassen, also noch vor dem ersten Interview. Dafür bearbeiten Bewerbende kurze psychologische Testverfahren auf ihrem Smartphone. Die einzelnen Übungen dauern jeweils nur zwei bis fünf Minuten. Je nach Stelle werden verschiedene Testverfahren kombiniert, sodass das gesamte Assessment in der Regel nur etwa 10 bis 20 Minuten dauert. Dabei betrachten wir vier Bereiche: Fähigkeiten, Persönlichkeit, kulturelle Passung und Interessen. Unternehmen erhalten daraus einen Passungswert für die jeweilige Stelle und konkrete Hilfestellungen für den weiteren Auswahlprozess, zum Beispiel passende Interviewfragen.

Wichtig ist uns, dass auch die Bewerbenden selbst ihr persönliches Stärkenprofil erhalten. Die Teilnehmenden bekommen also eine Rückmeldung, mit der sie auch dann etwas anfangen können, wenn es mit der konkreten Stelle nicht klappt. Mittlerweile arbeiten mehr als 200 Unternehmen mit unserer Software, darunter Lufthansa, Würth und Hermès. Rund eine Million Assessments wurden bereits über die Plattform durchgeführt. Unsere Verfahren orientieren sich an den Qualitätsanforderungen der DIN 33430, wurden mit etablierten psychologischen Instrumenten validiert und werden regelmäßig überprüft. In unserer eigenen Personalauswahl setzen wir sie natürlich ebenfalls ein.

Mehr Bewerbungen, weniger Aussagekraft

SAATKORN: Dein Vortrag bei der SAATKORN Online Konferenz heißt „Wenn Bewerbungen austauschbar werden: Wie Recruiting wieder bessere Entscheidungen trifft“. Was steckt dahinter?

Einen Satz höre ich zurzeit in fast jedem Gespräch mit HR-Verantwortlichen: „Wir bekommen mehr Bewerbungen als je zuvor, aber die Auswahl wird trotzdem nicht leichter.“ Dahinter stehen mehrere Entwicklungen, die gerade zusammenkommen: Easy Apply, Remote Work, die wirtschaftliche Lage und natürlich generative KI.

Das Problem ist aber nicht nur die Menge. Gleichzeitig wird es schwieriger, anhand der Unterlagen zu erkennen, wer wirklich zu einer Stelle passt. Heute kann sich fast jeder innerhalb weniger Minuten einen professionell formulierten und genau auf die Stelle zugeschnittenen Lebenslauf erstellen lassen. Das ist aus Sicht der Bewerbenden erst einmal nachvollziehbar. Für Unternehmen verlieren die Unterlagen dadurch aber einen Teil ihrer bisherigen Aussagekraft. Viele Auswahlprozesse stützen sich trotzdem weiterhin stark auf Lebensläufe und Anschreiben. In meiner Session geht es deshalb darum, wo dieses Vorgehen inzwischen an seine Grenzen kommt, warum einige naheliegende Reaktionen das Problem nicht lösen und wie eine bessere Vorauswahl aussehen kann.

SAATKORN: Wie stark hat sich die Situation tatsächlich verändert – und warum reicht es nicht, KI-optimierte Bewerbungen einfach wieder mit KI zu screenen?

Im Kern geht es um vier Punkte.

Erstens zeige ich, wie stark sich die Situation bereits verändert hat. Greenhouse hat mehr als 640 Millionen Bewerbungen aus über 6.000 Unternehmen ausgewertet. Die Zahl der jährlichen Bewerbungen pro Recruiter ist zwischen 2022 und 2025 von 146 auf 746 gestiegen. Das ist ein Plus von 412 Prozent. Gleichzeitig ist die durchschnittliche Zahl der Recruiter pro Unternehmen um 56 Prozent gesunken. Hinzu kommt: Menschen, die regelmäßig KI für ihre Jobsuche nutzen, werden häufiger zu Vorstellungsgesprächen eingeladen. Das bedeutet nicht automatisch, dass sie besser zur jeweiligen Stelle passen. Es zeigt aber, welchen Einfluss professionell optimierte Unterlagen auf das Screening haben können.

Zweitens geht es um die Frage, warum ein KI-Screening allein keine ausreichende Antwort auf KI-optimierte Bewerbungen ist. KI kann Recruiter sinnvoll unterstützen. Wenn sie aber hauptsächlich Lebensläufe und Anschreiben analysiert, bewertet sie weiterhin Informationen, die zunehmend leichter optimiert werden können. Die Auswahl wird dadurch schneller, aber nicht automatisch besser. Außerdem gelten KI-Systeme, die Bewerbende bewerten oder Auswahlentscheidungen wesentlich beeinflussen, nach dem EU AI Act als besonders sensibel.

Diagnostik gehört weiter nach vorne

SAATKORN: Wenn Lebenslauf und Anschreiben als erstes Auswahlsignal an Aussagekraft verlieren – was sollte stattdessen früher im Recruitingprozess passieren?

Drittens zeige ich, was sich verändert, wenn Unternehmen die Diagnostik weiter nach vorne ziehen. Üblicherweise steht das CV-Screening am Anfang und ein Assessment eher am Ende des Prozesses. Das war sinnvoll, solange sich die Zahl der Bewerbungen über die Unterlagen gut reduzieren ließ. Wenn dieses Signal schwächer wird, lohnt es sich, die Reihenfolge zu überdenken. Dabei gehe ich auch auf den Einwand ein, den wir am häufigsten hören: „Springen uns dann nicht zu viele Bewerbende ab?“ Über unsere Plattform sehen wir Completion Rates von 85 bis 95 Prozent. Ein kurzes Assessment muss also keine unüberwindbare Hürde sein, wenn es fair gestaltet ist und die Bewerbenden selbst einen Mehrwert davon haben.

Viertens geht es um drei Punkte, die zusammengehören: die Anforderungen einer Stelle sauber definieren, relevante Potenziale erfassen, die im Lebenslauf nicht sichtbar werden, und die Vorauswahl konsequent an der Passung zur Stelle ausrichten. Technik kann dabei unterstützen. Sie nimmt einem aber nicht die Aufgabe ab, vorher festzulegen, was man überhaupt sucht.

SAATKORN: Und was erwartet die Teilnehmer:innen am 17. September ganz konkret in Deiner Session?

Mir ist wichtig, das Thema nicht nur theoretisch zu erklären. Deshalb zeige ich konkrete Beispiele von Unternehmen und lasse diese in kurzen Video-Statements selbst zu Wort kommen. So wird sichtbar, wie unterschiedlich die Ausgangssituationen waren und was sich durch die Umstellung im Auswahlprozess tatsächlich verändert hat. Ich werde aber auch darüber sprechen, was Diagnostik nicht leisten kann, wo ihre Grenzen liegen und für welche Unternehmen sich der Einsatz möglicherweise gar nicht rechnet. Es geht also nicht darum, eine einzige Lösung für jeden Recruitingprozess zu präsentieren.

Das gesamte Thema gibt es außerdem als Whitepaper mit den Studien und Quellen zum Nachlesen. Und natürlich bleibt im Live-Chat Raum für Fragen und Einwände.

SAATKORN: Florian, vielen Dank für das Interview. Ich freue mich auf Deinen Vortrag bei der SAATKORN Online Konferenz!

Weiterführende Links:

Florian Dyballa auf LinkedIn

Aivy Website

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